Виконання соціально-правових запитів громадян в архівному відділі Краснолиманської міської ради
Архівний відділ Краснолиманської міської ради при виконанні звернень громадян користується Основними ПРАВИЛАМИ роботи державних архівів України:
ВИТЯГ З ОСНОВНИХ ПРАВИЛ:
«9.3.2. Порядок виконання запитів:
9.3.2.1. Надання документної інформації…за запитами фізичних осіб здійснюється шляхом складання видавання або надсилання архівної довідки, архівних копій та архівних витягів. …
9.3.2.3. З питань соціально-правового характеру архів здійснює особистий прийом громадян у встановлені і доведені до відома населення дні та години.
Громадяни, які особисто звернулись до архіву, заповнюють заяву встановленої форми. Керівництво архіву несе персональну відповідальність за організацію особистого прийому і розгляд запитів громадян.
Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву з огляду на загальну кількість таких запитів строк виконання може бути подовжено з обов’язковим повідомленням про це заявника. Пересилання непрофільних запитів за належністю, а також інформування про це заявника здійснюється протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.
Архівні довідки, копії і витяги видаються заявникам, їх родичам або уповноваженим особам під розписку за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, для уповноважених осіб – оформленої в установленому порядку довіреності…
9.3.3. Оформлення архівних довідок, копій і витягів
9.3.3.1. Архівні довідки, копії і витяги (виготовлені засобами друку) складаються за встановленою формою на бланку архіву із зазначенням назви документа, засвідчуються підписом керівництва (архівні довідки – також підписом виконавця) і гербовою печаткою архіву…
9.3.3.2. Під час підготовки архівної довідки працівник архіву зобов’язаний виявити і використати наявні у документах відомості, що стосуються запиту. Відомості, що не стосуються запиту, до довідки не заносяться…
9.3.3.3. Під час виконання повторних запитів виконавець перевіряє відповідність змісту раніше виданої довідки відомостям, що є в документах, і у разі потреби уточнює цей зміст не використаними раніш відомостями.
9.3.3.4. В архівній довідці у хронологічній послідовності подій подається точний і ясний виклад відповідних відомостей із зазначенням назв і дат документів, в яких вони містяться. Допускається цитування документів: наведені цитати беруться у лапки. Найменування юридичних осіб вперше подається повністю, далі скорочено. Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певних фактів. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою “так у документі”. Відсутність імені, по батькові, неможливість розшифрування ініціалів обумовлюється….»
