Витребування документів про ДРАЦС, складених за межами України та порядок засвідчення документів, необхідних для використання їх за кордоном

Актові записи цивільного стану, складені дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном, передаються на зберігання до головних управлінь юстиції у місті Києві та Київської області, видача документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, у разі якщо така реєстрація була проведена вказаним представництвом   або установою,   здійснюється  відділами  державної реєстрації актів цивільного стану зазначених головних управлінь юстиції.
Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, мають право витребувати документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави.
Порядок надання правової  допомоги  та витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану є актуальним, особливо для держав колишнього Радянського Союзу. Для врегулювання цього питання, Україною підписано з багатьма державами та ратифіковано договори про правову допомогу та правові відносини у цій сфері.
Порядок  надання  правової допомоги щодо витребування документів про  державну реєстрацію актів  цивільного стану, зокрема, між  державами – членами СНД, врегульовано  Конвенцією про правову допомогу  та правові відносини  у цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписаною  22.01.1993 року у м.Мінську, в редакції Протоколу до неї 1997 року (далі-Конвенція) та міжнародними  договорами у зносинах з іншими  іноземними державами.
Відповідно до  статті 13 зазначеної Конвенції документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені гербовою печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа  на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Документи, що на території однієї з Договірних  Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж й на території другої Договірної Сторони.
У випадках виконання документів державними мовами Договірних  Сторін до них додаються засвідчені, неофіційні, переклади російською мовою (ст.17 Конвенції в редакції Протоколу).
При виконанні клопотання  про надання правової допомоги запитувана установа застосовує законодавство своєї країни.
Так,  на виконання частини першої статті 14 вказаної Конвенції, в редакції Протоколу від 28.03.1997 року, Договірні Сторони зобов'язуються пересилати одна одній на прохання без перекладу і безкоштовно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану безпосередньо через органи державної реєстрації актів цивільного стану з повідомленням громадян про пересилку документів.
На даний час Договірними Сторонами Протоколу є: Республіка Білорусь, Республіка Казахстан, Республіка Молдова, Республіка Таджикистан, Республіка Віременія, Російська Федерація.
Відповідно до  листа Міністерства юстиції України №373-0-30-08-26 від 18.03.2008р. отриманий від Міністерства юстиції Грузії перелік територіальних органів реєстрації актів громадянського стану і органів нотаріату, уповноважених на здійснення безпосередніх зносин при виконанні статті 17 Договору між Україною та Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах.
Якщо державою-членом СНД не ратифіковано Протокол до вказаної Конвенції, установи юстиції Договірних сторін зносяться через свої центральні органи.
Зокрема, на виконання статті 14 Конвенції, до компетентних установ юстиції Республіки Узбекистан, Киргизької Республіки, Азербайджанської Республіки, Туркменістану  прохання про витребування документів та прохання про надання правової допомоги з питань державної реєстрації актів цивільного стану, отримані від Головних управлінь юстиції в областях, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, надсилаються Департаментом у справах цивільного стану громадян Державної реєстраційної служби до Департаменту міжнародного права та співробітництва Міністерства юстиції, який забезпечує їх направлення на виконання до іноземного центрального органу, визначеного відповідним міжнародним договором України ( Наказ МЮ України №2050/5 від 31.08.2011р.)
Окремими чинними двосторонніми договорами встановлений інший порядок витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану.
Так, договорами між Україною і Литовською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах (підписаним 07.07.1993р.), Естонською Республікою (15.02.1995), Латвійською  Республікою (23.05.1995р.) та між Україною та Польщею (24.05.1993 р.) передбачено,   що    клопотання   громадян   однієї  Договірної
Сторони про висилку свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану можна пересилати безпосередньо відповідному відділу ЗАГС іншої Договірної Сторони. Ці документи заявник отримує за посередництвом консульської установи тієї Договірної Сторони, орган якої видав ці документи, при стягненні відповідної оплати.
До  прохання про  надання правової  допомоги необхідно   прикладати копії  документів, засвідчені  гербовою печаткою   і   підписом уповноваженої  особи, які  підтверджують  право заявника на отримання довідки чи свідоцтва,  що витребовується.
Правилами зазначеної Конвенції та інших міжнародних договорів визначаються порядок зносин між договірними сторонами, форма та зміст клопотання про надання правової допомоги, мова, яка використовується при її наданні, порядок витребування і вручення документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.
Таким чином, громадяни звертаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за постійним місцем проживання щодо складення прохання про правову допомогу до компетентних органів іноземних держав.
Особи, при заповненні анкети щодо витребування документів, повинні вказати повну назву державного органу реєстрації актів цивільного стану запитуваної установи (п.А, ч.1,ст.7 Конвенції). При цьому необхідно вживати повну назву держави згідно переліку держав-членів СНД. Наприклад, Республіка Молдова.
Клопотання до компетентних органів держав- членів СНГ повинно бути складено державною мовою цих сторін, або ж російської мовою (ст.17 Конвеції).
Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 02.08.2007р. № 597/5 з 1 жовтня 2007 року відділи державної реєстрації актів цивільного стану (надалі -ДРАЦС) Головних управлінь юстиції в областях уповноважені на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими органами Договірних сторін Протоколу в рамках виконання статті 14 Конвенції в редакції Протоколу.
Для витребування документів слід підготувати пакет документів:
 - Заява (клопотання) громадян та причина витребування документу;
 - Анкети, заповнені заявником в 2-х екземплярах.

Лиманський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління Юстиції у Донецькій області