Решение сессии от 23.12.2015 №7/3-47

1. Проблеми, на розв’язання яких спрямована програма

                «Програма забезпечення збереження документів Національного архівного фонду України на території Краснолиманської міської ради на 2016 рік» (далі Програма) розроблена на підставі Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та тим, що:

                1) в зв'язку із проведенням на території Донецької області АТО державний архів Донецької області переміщений до м. Костянтинівка без забезпечення його архівосховищами, тому документи постійного терміну збереження, що накопичилися на території міської ради будуть зберігатися в архівному відділі міської ради без передавання до державного архіву Донецької області;

                2) рішенням Краснолиманської міської ради від 23.07.2015 № 6/44-3461 “Про об'єднання територіальних громад” на території Краснолиманської міської ради утворилася об'єднана територіальна громада, а документи 12 сільських/селищних рад будуть передані на збереження до архівного відділу міської ради в кількості до 7000 справ постійного та довгострокового терміну зберігання та більше 1500 справ тимчасового зберігання..

                Реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території Краснолиманської міської ради забезпечує архівний відділ та його структурний підрозділ – трудовий архів.

                Архівний відділ міської ради є головним державним сховищем документів Національного архівного фонду та документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій що працювали на території міської ради.

На збереженні в архівному відділі міської ради знаходиться біля 18 000 справ по 90 фондам ( близько 7000 справ - документів Національного архівного фонду України по 37 фондам та близько 11000 справ по 53 фондам – документів з особового складу ліквідованих підприємств, організацій, закладів, що працювали на території міської ради).

Документи, які зберігаються в архівному відділі, є історико-культурною спадщиною Краснолиманщини, інформаційним ресурсом держави і суспільства. Використання інформації архівних документів є надійною джерельною базою для розробки стратегічних документів розвитку Краснолиманщини в різних напрямах, задоволення потреб держави та суспільства у ретроспективній інформації, соціального захисту громадян.

При очевидній невичерпності інформаційних ресурсів проблемою залишається швидке старіння матеріальної основи документів. Згасання тексту, ламкість паперу, біоураження документів приводить до поступової втрати інформації. Для попередження старіння архівних документів, підвищення рівня гарантованого зберігання документального надбання необхідно відновити технологічні умови зберігання документів в архівосховищах.

Архівний відділ міської ради розташований в пристосованому приміщенні, яке потребує поточного ремонту.

Реалізація заходів Програми розвитку і збереження архівних фондів на території Краснолиманської міської ради на 2011-2015 роки дозволила частково вирішити проблеми архівного відділу. За період дії Програми проведено поточний ремонт приміщень; архів обладнано пожежною сигналізацією; проведені заходи щодо   перезарядження вогнегасників; відділ оснащено принтером; придбано новій картонаж.

Разом з тим, в зв'язку із створенням об'єднаної територіальної громади у 2016 році виникає питання щодо прийому документів від 12 сільських/селищних рад, а саме, отримання додаткових приміщень для архівосховищ щодо забезпечення гарантованого збереження близько 7000 справ постійного та довгострокового терміну зберігання та більше 1500 справ тимчасового зберігання. Нові приміщення потребують обладнання пожежною сигналізацією, встановлення додаткового стелажного обладнання.

2. Мета програми

Метою Програми є реалізація заходів, спрямованих на поліпшення умов  для гарантованого забезпечення зберігання інформації в архівних документах Національного архівного фонду.

3. Шляхи реалізації програми

Основним напрямком є відновлення технологічних умов, які будуть здійснено шляхом:

-          зміцнення матеріально-технічної бази;

-          підвищення рівня пожежної безпеки;

-          забезпечення охорони приміщень.

Реалізацію завдань та заходів програми буде здійснено протягом 1 року в період  2016 року (заходи додаються).

4. Завдання і заходи та результативні показники програми

Завданнями Програми є:

-  зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу міської ради;

-  підвищення рівня охоронно-пожежного безпеки архівного відділу;

- створення технологічних умов зберігання документів Національного архівного фонду.

Завдання програми  реалізуються шляхом виконання заходів:

-          виділення додаткових приміщень для гарантованого збереження документів Національного архівного фонду;

-          встановлення системи пожежної та охоронної сигналізацій в додаткових приміщеннях;

-          комплектування архівосховищ сертифікованим стелажним обладнанням;

-          забезпеченням архівного відділу картонажами;

-          забезпечення архівного відділу оргтехнікою.

Виконання програмних заходів дозволить створить умови для:

- гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду, повноцінного захисту інформації в архівних документах;

- задоволення у необхідних обсягах потреб громадян, суспільства, держави в інформації;

- забезпечення соціального захисту населення.

5. Фінансове забезпечення заходів програми

Фінансове забезпечення виконання Програми здійснюється за рахунок коштів, передбачених в місцевому бюджеті.

Орієнтовний обсяг фінансування заходів Програми на 2016 рік становить 53,0 тис. грн., (кошти місцевого бюджету).

                                                                                                                                                                                тис. грн.

6. Координація та контроль за ходом виконання програми

Загальний контроль за ходом реалізації Програми здійснює виконавчий комітет Краснолиманської міської ради, поточну координацію – архівний відділ міської ради.